Vorlagen für Standard-Schriftverkehr in Ingenieurbüros

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Die Vorlagen für den Standard-Schriftverkehr beinhalten Muster für den Abschluss der Leistungsphase 4, die Anforderung eines Terminplanes durch den Auftraggeber, Bedenkenanmeldung, Briefe zur Anforderung bzw. Fortschreibung der anrechenbaren Kosten, zur Anpassung der Honorarzone, zur Wiederholung von Leistungen und viele mehr.

Neue Planungsinstrumente wie Building Information Modeling, neue Anforderungen zum Beispiel an die Flexibilität in der Nutzung oder Nachhaltigkeit und Veränderungen der rechtlichen Rahmenbedingung verändern Planungs- und Bauprozesse und machen diese zunehmend komplexer. Die Anzahl der Beteiligten, der Abstimmungsbedarf mit Bauherrn, Nutzern und zwischen den Fachdisziplinen der Planung steigt und bedarf eines gewissen Formalismus sowie rechtssicherer Dokumentation. Dies ist für viele kleine Einheiten auf Seiten der Auftraggeber wie auch der Auftragnehmer nicht einfach sicherzustellen.

Der Präsident der Bayerischen Ingenieurekammer-Bau, Prof. Dr. Norbert Gebbeken, betont: "Während für die Bauabwicklung eine Vielzahl von Mustern zur Bewältigung des Standard-Schriftverkehrs zum Beispiel bei Vertragsschluss oder Abnahme existiert, fehlten vergleichbare Instrumente im Planungsprozess bisher fast vollständig. So wurde aus dem Kreis der Kammermitglieder immer wieder der Wunsch nach Vorlagen für den Standard-Schriftverkehr zur Projekt- und Baustellenabwicklung geäußert."

Für den Vorstand der Kammer war dies Anlass, den Bedarf an Vorlagen für den Standard-Schriftverkehr zur Planungs- und Baustellenabwicklung zunächst in der monatlichen Online-Umfrage der Kammer zu erfassen. Das Ergebnis war eindeutig: Mit 78 Prozent sprachen sich über drei Viertel der Befragten dafür aus, dass die Kammer ihren Mitgliedern solche Vorlagen zur Verfügung stellen sollte. Daraufhin hat der Vorstand der Bayerischen Ingenieurekammer-Bau im April 2016 den Arbeitskreis Standard-Schriftverkehr berufen und mit der Entwicklung entsprechender Formulierungshilfen beauftragt.

Die Intention des Vorstandes war es, mit dieser Handreichung vorhandene Lücken zu schließen und unseren Mitgliedern ausgewogene Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen. Bei der Erarbeitung hat der Arbeitskreis großen Wert darauf gelegt, dass die Vorlagen nicht als starres Muster, sondern als Formulierungshilfen zu verstehen sind und nach Bedarf in die eigene Korrespondenz übernommen werden können.

Zu den jetzt vorliegenden 16 Vorlagen für den Standard-Schriftverkehr gehören Vorlagen für den Abschluss der Leistungsphase 4, die Anforderung eines Terminplanes durch den Auftraggeber, Bedenkenanmeldung (auch hinsichtlich Vorleistungen Dritter), Briefe zur Anforderung bzw. Fortschreibung der anrechenbaren Kosten, zur Anpassung der Honorarzone, zur Wiederholung von Leistungen und zum Vergleich Kostenberechnung - bepreistes Leistungsverzeichnis u.v.m.

Erarbeitet wurden die Vorlagen vom Arbeitskreis Standard-Schriftverkehr der Bayerischen Ingenieurekammer-Bau.

• Dr.-Ing. Werner Weigl (Vorsitzender und Vorstandsbeauftragter)
• Barbara Broghammer
• Dipl.-Ing.(FH) Claus-Jürgen Fastner
• Dipl.-Ing.(FH) Reinhold Grünbeck
• RA Colin Lorber
• RA Dr. Detlef Lupp
• Eliane Meltzer
• Dipl.-Ing.Univ. Werner Norgauer
  
• Geschäftsstelle: Dr. Andreas Ebert